חוסר פניות לדרישות הפרויקט הוא אחד הסיכונים המרכזיים להצלחת הטמעת מערכת LMS בארגון שלכם. ומה שאתם צריכים הוא ניהול סיכונים!
לנו בבלוסום יש כלל אצבע, לאור ניסיון של שנים: בארגונים בינוניים (250-1,000 עובדים), הטמעה דורשת השקעה של 2 ימי עבודה של עובד מיומן בשבוע, למשך 3-4 חודשים. לאחר העלייה לאוויר, יידרש הארגון להשקיע יום עבודה שבועי אחד של עובד מיומן למשך כ-3 חודשים, לתמיכה שוטפת והסתגלות של הארגון למערכת. כל זה כמובן לצורך ייעול והפחתה ניכרת של העבודה השוטפת בעתיד. זכרו, מדובר בהשקעה ולא בהוצאה.
פעילות ה"מנע" הראשונה שתבצעו על מנת להתמודד עם הסיכון שהעובדים שלכם לא יוכלו להתפנות להטמעה, היא לתכנן מאיפה תפנו את הזמן הדרוש ואילו מחלקות בארגון יוכלו להתמודד עם תוספת של משימות שוטפות. שימו לב שחלק מהעבודה החדשה, למשל בניית לומדות במערכת, יכולה ואולי אף כדאי שתתבצע ע"י ספקי משנה, בתחומים שבהם אין לארגון יתרון יחסי על חברות מקצועיות. ישנן גם עבודות תחזוקה והעלאת נתונים, שאפשר בקלות להוציא החוצה לעובדים זמניים וסטודנטים.
הדבר החשוב הוא ליצור תכנית עבודה לתקופת ההטמעה, שתכלול לוחות זמנים, יעדים ברורים ומשימות לכל המשתתפים בפרויקט, כולל שיחת סטטוס שבועית ברמת המנהלים הבכירים. מניסיון, בקרה מובנית וצורך לתת דין וחשבון לדרג הניהולי חשוב מאוד ליצירת פניות עבור המשימות. את התכנית הזו כדאי שתגבשו יחד עם ספק המערכת שלכם, וכך שגם אם היא תשתנה במהלך הזמן, היא תשקף בכל רגע נתון את אילוצי הזמן והמשאבים של כל העוסקים במלאכה.
