מערכת LMS טובה תייעל את תהליכי העבודה בארגון שלכם ותוביל לשיפור ביצועים, אבל יש כמה דברים שאתם צריכים לעשות כדי שזה יקרה. ד"ר טל נבו מפרט:
1. גיוס מחויבות ההנהלה
רוח גבית מההנהלה היא דבר הכרחי להצלחת פרויקט מורכב כמו הטמעת LMS. היא באה לידי ביטוי בהקצאת תקציבים, אפשור פניות העובדים והמנהלים לצורך ביצוע פיילוטים, ותמיכה בשינוי סדרי העבודה בתקופת ההטמעה.
2. מפרט יכולות נדרשות
שתפו פעולה עם כל הגורמים הרלוונטיים בארגון ליצירת קובץ המפרט את היכולות הנדרשות למערכת. הגדירו את כלל הצרכים ומיינו אותם לפי שלוש רמות (חיוני, חשוב, נחמד שיהיה). המסמך לא צריך להיות כתוב בשפה מקצועית או גבוהה, למעשה – כמה שיותר פשוט יותר טוב. זה לדוגמה, צורך לגמרי ברור: “אני רוצה שהעובד יצטרך להעביר את הכרטיס האישי שלו בקורא הכרטיסים ליד הכיתה וזה ירשום לו נוכחות”.
3. מוכנות לשינוי
חוק עולם בסיסי וידוע הוא שכל מערכת מתנגדת לשינויים. למרות שמדובר בתהליך של דיגיטציה וייעול, העובדים שהתרגלו לעבוד עם ניירת או גליונות Excel יצטרכו להבין את הערך שמתקבל מהשינוי ולרצות לבצע אותו. לכן מיתוג המערכת, קמפיין עלייה לאוויר, מסיבת השקה וכו' הם בגדר פעילויות חיוניות להחלקת המעבר למערכת.
4. יועץ/ת, כן או לא?
איש מקצוע טוב יכול להתוות תכנית עבודה מסודרת ולחייב אתכם לעבוד לפיה, מה שיחסוך לכם זמן וכסף וימקד מאוד את התהליך. במידה והחלטתם ללכת על ייעוץ, חשוב שתקבלו חוות דעת מלקוחות עבר של אותו איש המקצוע, ותוודאו שאין לו אג'נדה מסוימת (למשל, חברת ייעוץ שממליצה תמיד על אותו ספק LMS ללא קשר לצרכי הארגון.
עד כאן ההכנה – אם עניתם על השאלות שלמעלה, ועל אלה מהמאמר הקודם, אתם מוכנים לבחור מערכת LMS. איך בוחרים? טל מכין לכם מאמר מפורט גם על זה, אלא מה.
