פורטל עובדים: מה זה, מה חייב להיות בו ואיך בונים אחד שהעובדים באמת נכנסים אליו?

אפשר להשקיע חודשים באפיון, לחבר מערכות, להעביר נהלים וטפסים ולבנות פורטל עובדים שנראה מצוין. ואז מגיע רגע האמת: העובדים ממשיכים לשלוח ל-HR הודעה כדי לשאול איפה נמצא טופס החזר הוצאות, מחפשים את תלוש השכר בקישור הישן ושולחים בקבוצת הוואטסאפ – “למישהו יש את הנוהל המעודכן?”.

מבחינת העובד, פורטל טוב לא נמדד בכמות המידע שנמצא בו או במספר הפיצ’רים שהוטמעו. הוא נמדד בשאלה הרבה יותר פשוטה: האם הוא מאפשר למצוא מידע ולבצע פעולה במהירות, בלי להתחיל לחפש את האדם הנכון בארגון. וזו נקודת מוצא חשובה לכל ארגון ששוקל בניית פורטל עובדים. לפני שמחליטים מה להכניס למערכת, כדאי להבין למה העובדים אמורים להיכנס אליה מלכתחילה.

מה זה פורטל עובדים?

פורטל עובדים הוא סביבת עבודה דיגיטלית מרכזית שמאפשרת לעובדים לקבל מידע ולבצע פעולות מול הארגון במקום אחד. באמצעות הפורטל ניתן, בין היתר, לצפות במסמכים אישיים, להגיש טפסים ובקשות, למצוא נהלים, לקבל עדכונים, לגשת להדרכות ולהתחבר לשירותים ולמערכות ארגוניות בהתאם לתפקיד ולהרשאות.

ההבדל החשוב הוא בין מקום שבו מאחסנים מידע לבין מקום שבו העובד באמת יכול לעשות משהו. עובד שנכנס כדי לבקש חופשה, להוריד אישור או לבדוק נוהל לא חושב במונחים של “מערכת פורטל עובדים”. הוא רוצה להשלים משימה ולחזור לעבודה.

מבחינת HR, המשמעות רחבה יותר. ככל שיותר פעולות פשוטות עוברות לשירות עצמי, כך יורד הצורך לענות שוב ושוב על שאלות כמו “איפה הטופס?”, “למי שולחים?”, “מה הנוהל?” או “איפה רואים את התלוש?”.

מה חייב להיות בפורטל עובדים?

פורטל עובדים אפקטיבי צריך לרכז את הפעולות, המידע והשירותים שהעובדים באמת צריכים במהלך יום העבודה. בדרך כלל אלה כוללים מידע אישי ומסמכים, טפסים ובקשות, נהלים, עדכונים, הדרכות וגישה למערכות נוספות. עם זאת, הרכיבים המדויקים צריכים להיקבע לפי צורכי העובדים והתהליכים בארגון, ולא לפי רשימת יכולות טכנולוגיות מוכנה מראש.

אפשר להסתכל על זה כך:

הרשימה הזו אינה צ’קליסט שחייבים להעתיק לכל ארגון. בארגון אחד השימוש המרכזי יהיה שירות עצמי מול HR, ובאחר דווקא הדרכות, משמרות, נהלים תפעוליים או תקשורת עם עובדים בפריסה ארצית.

לכן השאלה הראשונה באפיון אינה “אילו מודולים נרצה?”, אלא אילו פעולות העובדים מנסים לבצע היום, ואיפה הם נתקעים בדרך?

למה עובדים לא נכנסים לפורטל?

עובדים מפסיקים להשתמש בפורטל כשהוא מוסיף להם עבודה במקום לחסוך אותה. מידע שקשה למצוא, יותר מדי שלבים לביצוע פעולה, תוכן שאינו מעודכן, חיפוש לא יעיל, חוויית מובייל חלשה או צורך לעבור בין כמה מערכות, כל אלה מחזירים את העובד במהירות לערוץ שנוח לו יותר: הודעה, טלפון, מייל או שאלה לעמית.

ופה בדיוק נופלים לא מעט פרויקטים.

מנקודת המבט של הארגון, יכול להיות שבפורטל “יש הכול”. מנקודת המבט של העובד, אם נדרשים חמישה קליקים כדי להגיע לטופס שהוא צריך פעם בחודש, או אם הוא לא יודע תחת איזו קטגוריה מסתתר נוהל מסוים, מבחינתו המידע פשוט לא נגיש.

גם מבנה הפורטל צריך לדבר בשפה של העובדים. עובד לא בהכרח יודע איזו מחלקה אחראית על כל תהליך. הוא יודע שהוא רוצה להזמין ציוד, לדווח על היעדרות או לבדוק זכאות. לכן ניווט שמבוסס על משימות וצרכים יהיה בדרך כלל שימושי יותר ממבנה שמשקף רק את התרשים הארגוני.