עבודה היברידית – היתרונות הבולטים

מודל העבודה ההיברידית הוא מודל תעסוקתי המאפשר לעובדים לחלק את שעות עבודתם בין עבודה במשרד הפיזי לבין עבודה מרחוק, בדרך כלל מהבית. מודל זה מציע יתרונות בולטים הן לעובדים והן למעסיקים, ומעניק פתרון מאוזן ואטרקטיבי שממקסם את הפרודוקטיביות לצד שיפור איכות החיים. שיטת העבודה המשולבת מאפשרת לארגונים להיות גמישים, לחסוך בהוצאות תפעוליות ולגייס טאלנטים איכותיים ממאגר רחב יותר.

מה זה עבודה היברידית?

באופן כללי, עבודה היברידית היא מודל תעסוקתי המאפשר לעובדים לחלק את שבוע העבודה שלהם בין עבודה במשרד הפיזי לבין עבודה מרחוק בכלל, ומהבית בפרט. המודל התעסוקתי נועד לקחת את הטוב משני העולמות – לשמור על הקשרים החברתיים, שיתוף הפעולה המיידי והתרבות הארגונית שמתאפשרים במשרד, תוך ניצול הגמישות והחיסכון המשמעותי במשאבים הנגזרים מעבודה מרחוק.

לאחר שהבנתם מה זה עבודה היברידית, חשוב לציין כי המעבר לעבודה במודל זה משקף את הצורך הארגוני ביעילות וחיסכון במשאבים לצד הרצון העמוק של העובדים לאיזון טוב יותר בין החיים לעבודה.  ארגונים רבים, בעיקר בהייטק, עברו למודל תעסוקתי המשלב עבודה מרחוק כדי לגייס טאלנטים ולשמור על ההון האנושי, וכך הם יכולים לגייס עובדים מיומנים ללא תלות במיקום הגיאוגרפי ולזכות ביתרונות משמעותיים מול המתחרים.

מהם המודלים הקיימים?

המודל ההיברידי אינו אחיד, וארגונים שונים מאמצים גישות המתאימות ביותר לתרבות ולצרכים העסקיים שלהם:

1. המודל הקבוע (Fixed Hybrid): העובדים מוגדרים מראש לימים קבועים במשרד ולימים קבועים בבית, לדוגמה: שני-רביעי במשרד, שאר השבוע בבית. זהו מודל פשוט ליישום המקל על ניהול משאבי המשרד, כולל הקצאת שולחנות עבודה, ציוד וחדרי ישיבות.
2. המודל הגמיש (Flexible Hybrid): העובדים נדרשים להגיע למשרד מספר ימים בחודש או ברבעון, אך ניתנת להם גמישות מלאה לבחור מתי להגיע, בהתאם ללוח הזמנים האישי שלהם ולדרישות הפרויקט. מודל זה מבוסס על אמון מלא בשיקול דעתו של העובד. במודל הגמיש העובד אינו נדרש לשמור על עקביות בבחירת ימי העבודה במשרד, והוא יכול לתכנן לו"ז המשתנה משבוע לשבוע, בהתאם להעדפות האישיות שלו..
3. המודל המונחה על ידי הצוות (Team-Based Hybrid): כל צוות או מחלקה קובעים לעצמם את לוח הזמנים, בהתאם לצרכי שיתוף הפעולה שלהם. לדוגמה, צוות הפיתוח יקבע יום קבוע ל"בורד" או ל"סיעור מוחות" משותף במשרד.

איך ניתן לדעת שהעבודה מתבצעת?

מעסיקים רבים אימצו את המודל של עבודה מרחוק במהלך תקופת הקורונה, וגם בהייטק מודל זה זכה להצלחה כבירה. עבודה היברידית אינה רק טרנד זמני שמתאים לעתות משבר וחירום כמו התפרצות מגיפות ומלחמות, וכיום זהו מודל תעסוקתי פופולרי המציע יתרונות רבים למעסיקים ולעובדים כאחד.

בתוך כך, ישנם מעסיקים רבים החוששים ממודל זה בגלל חשש מאובדן שליטה, היעדר פיקוח יעיל וירידה בפרודוקטיביות. כדי לנטר את העבודה והתקופה של עובדים ממודל זה המשלב עבודה מהבית, יש להתמקד במעקב ופיקוח אחר ניהול משימות ותוצאות, במקום מיקוד במעקב ובקרה אחר נוכחות העובדים. המעסיקים יכולים לדעת שהעבודה מתבצעת באמצעות אימוץ הפתרונות הבאים:

• KPI's ותוצרים: חשוב לקבוע ולהגדיר יעדים מדידים (KPIs) לצורך הערכת התפוקה של עובד מרחוק ולהשלמת משימות שהוגדרו מראש. כלומר, המיקוד עובר מבדיקת מספר השעות שהעובד יושב מול המחשב לתוצרים שהוא מפיק ולעמידה ביעדים שנקבעו והוגדרו מראש.
• כלים לניהול פרויקטים: המודל ההיברידי מתאים לחברות המשתמשות במערכות ממוחשבות ומתקדמות לניהול פרויקטים, המאפשרות מעקב ברור אחר התקדמות המשימות ואיתור צווארי בקבוק בזמן אמת.
• תקשורת יזומה ומתוכננת: מומלץ לקבוע נהלים המחייבים קיום שיחות וידאו יומיות קצרות, להגדיר זמנים קבועים לדיווח סטטוס, לתאם פגישות עבודה וצוות גם אם העובדים נמצאים באזורים גיאוגרפיים שונים, לנהל שיחות משוב אחת לתקופה מבטיחים ולשמור על התרבות הארגונית בדרכים יצירתיות.

מה היתרונות הבולטים של עבודה היברידית?

מודל העבודה ההיברידית מציע שורה של יתרונות המהווים את הסיבה המרכזית להצלחתו. לפניכם מספר יתרונות בעבודה היברידית:

• שיפור באיזון בית עבודה: העובדים מדווחים על שחיקה מופחתת ועל עלייה דרמטית בשביעות הרצון, כתוצאה מהחיסכון בזמן הנסיעות, הגמישות בניהול זמנם והאיזון המתאפשר בין עבודה לחיים האישיים והמשפחתיים.
• הגדלת מאגר המועמדים: הארגון יכול לגייס טאלנטים איכותיים מכל רחבי הארץ, ואף העולם, ללא תלות בקרבה הגיאוגרפית למשרד. זהו יתרון עצום במיוחד בשווקים תחרותיים ובארגונים גדולים שיש להם משרדים במקומות שונים ברחבי העולם.
• שיפור בפרודוקטיביות: העבודה מהבית מאפשרת ריכוז עמוק ללא הסחות דעת כפי שיש במשרד, לטובת משימות קוגניטיביות מורכבות, ואילו ימי המשרד מנוצלים במלואם לשיתוף פעולה, פגישות עבודה, סיעור מוחות, יצירת קשרים מקצועיים וחברתיים והעברת ידע.
• חיסכון משאבים: המעסיקים חוסכים בהוצאות שוטפות כמו חשמל, ניקיון, כיבוד, דלק, נסיעות וכו', ואף יכולים לצמצם את שטחי הנדל"ן השכורים (משרדים) על ידי מעבר למודל העבודה ההיברידית.

נכון, יש מגוון יתרונות בעבודה היברידית אך חשוב לזכור כי ישנם מספר חסרונות בעבודה היברידיות, כגון:

• פערי תקשורת: יש להבטיח עבודת צוות יעילה ולגשר על פערי מרחק, זמן ובעיות תקשורת.

• אתגרי אבטחה: יש להיערך נכון מראש לאתגרי האבטחה בגלל איומי הסייבר הרבים.

• ניהול מורכב: מנהלים נדרשים למצוא פתרונות חכמים לניהול צוותים שעובדים מרחוק ובמודל ההיברידי, ועליהם לשמור על התרבות הארגונית כדי לגבש צוות מלוכד ויעיל ועל מנת לעקוב אחר השגת היעדים ולהעריך ביצועים.

איך אנחנו כחברת בלוסום נכנסים לתמונה?

כדי שהמודל ההיברידי יעבוד ביעילות, נדרש כלי טכנולוגי שמחבר בין ידע, למידה ותקשורת. מערכת Blossom  היא פלטפורמת ניהול הלמידה (LMS) והידע המרכזית, שתוכננה ומתאימה בין היתר למודל התעסוקה ההיברידי.

הפלטפורמה המתקדמת של Blossom מאפשרת לארגון:

1. הטמעת ידע אחידה מרחוק: המערכת מאפשרת למידה מרחוק והקניית ידע מגוון לכל חברי הצוות, ללא תלות במיקום הגיאוגרפי. זו מערכת יעילה לצורך למידה עצמית של העובדים, המאפשרת להעביר ידע עדכני בזמן אמת לכלל עובדי הארגון.
2. שימור ידע ארגוני: כל הידע, ההחלטות וההדרכות (כולל ישיבות מוקלטות) נשמרים במקום אחד ונגישים מכל מקום. זה מאפשר לעובדים חדשים להשתלב במהירות, לבצע למידה עצמית מרחוק ולמצוא מידע קריטי בקלות.
3. חיזוק התרבות הארגונית וקשרי עבודה: ניתן להשתמש בפלטפורמה לשיתוף ידע, ליצירת תכנים ייעודיים לחיזוק הקשרים החברתיים, מעין פינת קפה וירטואלית, ליצירת תוכניות הדרכה מרחוק על כלים דיגיטליים, ובכך להבטיח שגם כאשר העובדים מרוחקים פיזית, הם מחוברים למותג ומהווים חלק מהתרבות הארגונית.