תחלופת עובדים – אתגר משמעותי בארגון

ארגונים רבים מתמודדים עם תחלופת עובדים גבוהה, זו תופעה נפוצה יחסית הכוללת עזיבה מרצון או שלא מרצון של העובדים, שגורמת לנזקים רבים ומקשה על השגת היעדים וצמיחה. כל ארגון שחווה תחלופה גבוהה של עובדים חייב לבחון מחדש את המבנה הארגוני, לייעל ולשפר תהליכי עבודה, להקפיד על הדרכת ורווחת העובדים וליצור תרבות ארגונית שגורמת לעובדים הטובים ולטאלנטים להישאר במקום עבודתם. 

מהי תחלופת עובדים?

בעידן של שוק עבודה תחרותי ותנודתיות גבוהה, התופעה הנפוצה של תחלופת עובדים הפכה לאתגר ניהולי ועסקי מרכזי עבור עסקים וארגונים בכל התעשיות. עזיבת עובד משפיעה באופן ישיר על התרבות הארגונית, יציבות, רמת המחוברות והנאמנות של העובדים הנשארים ועל רצף הפעילות העסקית. עם זאת, חשוב לזכור כי בשיעורים נמוכים, תחלופה או החלפת עובדים עשויה להיות בריאה ואף לתרום לתהליכי התחדשות בארגון.

סיבות נפוצות לתחלופת עובדים:

הבנת הגורמים לעזיבה היא המפתח לצמצום התופעה ולשיפור מחוברות ארגונית. נהוג לחלק את הסיבות הנפוצות לתחלופה של עובדי בארגון לפי הסיבות המרכזיות הבאות:

תחלופה מרצון (רצון העובד)

העובד בוחר לעזוב את תפקידו בארגון מרצונו החופשי. הסיבות לכך מגוונות וכוללות לרוב תגמול שאינו תחרותי, חוסר באפשרויות קידום והתפתחות, חוסר שביעות רצון מהניהול הישיר או מתרבות ארגונית שאינה תומכת, תחושת מיצוי ועוד. במקרים רבים, עובדים צעירים מוכנים לעזוב אם הם לא חשים משמעות או רואים חוסר איזון בין עבודה לחיים אישיים.

תחלופה לא מרצון (יוזמת הארגון)

תחלופה לא מרצון מתרחשת כאשר הארגון מחליט לסיים את העסקתו של עובד, לרוב בשל אי התאמה לתפקיד, ביצועים ירודים או צמצומים מבניים במסגרת תוכנית התייעלות ארגונית. למרות שהיא נכפית, תחלופה זו היא עדיין החלפת עובדים הדורשת השקעה חוזרת בגיוס ובהליך קליטת עובד חדש.

תחלופה בריאה לארגון (עובדים לא יעילים)

תחלופה זו מתרחשת כשעובדים שביצועיהם חלשים עוזבים, ומפנים מקום לטאלנטים חדשים ומלאי מוטיבציה. זוהי הזדמנות לשפר את איכות כוח האדם ולחזק את החיבור לארגון של העובדים הנותרים, שכן הם רואים שהארגון מצפה למצוינות.

תחלופה לא רצויה (עובדים עוזבים כי לא רואים פוטנציאל במקום העבודה)

זהו הסוג המזיק ביותר, בו עובדים מוכשרים ואיכותיים עוזבים. הסיבה העיקרית היא חוסר אופק מקצועי, תחושת מיצוי, או תהליכי ניהול מבנה ארגוני שלא אפשרו להם לצמוח ולהתפתח. כאשר עובדים כאלו עוזבים, הארגון מאבד ידע קריטי, עובד מנוסה, ניסיון רב וכו', וכך הסיכון לנזק כלכלי ופגיעה במוניטין גדול יותר.

זיהוי הגורמים

כדי להבין ולזהות את הגורמים העיקריים לתחלופת העובדים בארגון, חיוני לבצע ניתוח מקיף של דפוסי העזיבה בעסק כדי להבין את שורש הבעיה, לכן, יש לאסוף נתונים ולבצע ניתוח מעמיק. כלי מרכזי לכך הוא ראיון עבודה (ראיון עזיבה) עם עובדים המודיעים על התפטרותם. נוסף לכך, יש לנתח נתונים קיימים, כגון רמת ואיכות ההשקעה בתחום כמו הדרכת עובדים מול משך ההישרדות בתפקיד, ולבחון את התוכן של כל תיק עובד שעזב. זיהוי נכון של דפוסי עזיבה, לדוגמה, אם רוב העוזבים הם עובדים חדשים שעזבו לאחר תקופת קליטת עובד חדש, מאפשר לנקוט בצעדים מתקנים וממוקדים.

הדרך היעילה לזיהוי הגורמים נשענת על ארבע שאלות עיקריות:

• מה מאפיין את העובדים שעזבו את הארגון, למשל עובדים חדשים שלא הצליחו להשתלב, טאלנטים, עובדים ותיקים בעלי ידע וניסיון רב שעוזבים בגלל תחושת מיצוי או מסיבה אחרת.
• מתי העובדים עזבו את הארגון, לדוגמה האם העובדים מתחלפים לאחר תקופת ההכשרה, שנתיים של ניסיון מצטבר או דווקא ברגע שבו העובד יכול לתרום הכי הרבה לארגון.
• מהן הסיבות המרכזיות לעזיבה, לדוגמה שכר לא תחרותי בשוק, תרבות ארגונית חלשה, היעדר אופק לקידום וכו'.
• האם עובדים עזבו בגלל אירוע נקודתי או שיש גל עזיבה העשוי להצטייר כמשבר מהותי בארגון.

הצד הכלכלי של תחלופת עובדים

שיעור גבוה של תחלופת עובדים הוא אינו רק בעיה תפעולית, אלא עול כלכלי משמעותי. העלויות הגלומות בכך כוללות:

1. עלויות גיוס: פרסום משרות, זמן מנהלים לקיום ראיון עבודה, עלויות כוח אדם והוצאות להשמה ותהליכי גיוס במיקור חוץ.
2. עלויות אובדן פרודוקטיביות: הזמן שלוקח לעובד חדש להגיע לרמת ביצועים מלאה.
3. עלויות הכשרה והדרכה: המשאבים המושקעים בהכשרת ו/או הדרכת עובדים חדשים.
4. אובדן ידע ארגוני: ידע קריטי שהעובד רכש ולוקח איתו, מה שפוגע ביעילות ויוצר צורך בהתייעלות ארגונית מחודשת.

למעשה, העלות של עזיבת עובד ותיק יכולה להגיע למאות אחוזים משכרו השנתי, מה שהופך את שימור העובדים לאחת ההשקעות המשתלמות ביותר בארגון.

כלים למדידה ולניתוח תחלופה

כדי להתמודד נכון עם התופעה יש למדוד ולנטר אותה באופן רציף. ארגונים יכולים להשתמש בכלים בסיסיים כמו דוחות בארגון ואיסוף וניתוח מדדי משאבי אנוש כגון שיעור התחלופה, ממוצע ותק העובדים, ושיעור העזיבה במחלקות ספציפיות. ניתוח נתונים זה, המשלב מידע מתוך תיק עובד מלא וסקרים תקופתיים, מסייע לזהות מגמות במקום העבודה ולבצע התאמות שונות כמו שיפור וייעול ניהול מבנה ארגוני ושיפור בתנאי השכר והעבודה. באמצעות מדידה שיטתית, ניתן להפוך את ניהול התחלופה מתגובה לאירועים לניהול פרואקטיבי.

איך בלוסום נכנסת לתמונה במקרה של תחלופת עובדים?

כדי להפחית ולמזער תחלופה מוגברת של עובדים ולחזק מחוברות ארגונית, הארגון זקוק לכלים שמטפלים בשורש הבעיה, כלומר ניתוח הפערים והחולשות בידע, בהכשרה ובתחושת השייכות. מערכת למידה כמו Blossom מציעה פתרון אסטרטגי:

• ייעול קליטה והדרכה: מערכת למידה מאפשרת תהליך קליטת עובד חדש מהיר, אחיד ויעיל יותר, המבטיח שהעובד יקבל את כל הידע הנדרש במהירות ובהנגשה מיטבית, ובכך מקצרים את משך הזמן עד שהוא הופך ליעיל ופרודוקטיבי.
• פיתוח עובדים ואופק מקצועי: מתן גישה רציפה לתוכניות הדרכת עובדים ופיתוח מאפשר לעובדים לראות אופק צמיחה פנימי. זהו כלי חיוני לשימור עובדים איכותיים שאינם רואים פוטנציאל במקום העבודה הנוכחי, ומעודד התייעלות ארגונית מתמשכת.

השימוש במערכת של בלוסום הופך את הלמידה לערך ליבה, ובכך תורם משמעותית להורדת שיעור התחלופה של עובדים ומבטיח יציבות ויתרונות רבים נוספים.