תוכן עניינים
בישיבת הנהלה מוצג הדשבורד הניהולי: תחלופת העובדים עלתה, פרויקט מרכזי מתעכב, שיעור ההחזרות גדל או שביעות רצון הלקוחות נשחקת. הנתונים חשובים, כמובן, אך ברוב המקרים הם מתארים מצב שכבר התהווה.
הבעיה אינה בדשבורד עצמו, וגם לא בכלי ה־ BI שמציג אותו. הבעיה היא בנקודת הזמן שבה המידע מגיע לשולחן. כשהארגון רואה רק את תוצאת הבעיה, הוא נדרש להגיב אליה. כשאותו דשבורד מציג גם נתונים שמקדימים את התוצאה, אפשר עדיין לפעול, לתקן ולמנוע נזק.
זהו ההבדל בין לוח בקרה שמסכם את החודש שעבר לבין דשבורד ניהולי חכם שמסייע לקבל החלטות לגבי החודש הבא.
מדדי תוצאה מספרים מה קרה, מדדים מקדימים מסבירים מה עלול לקרות
נתוני מכירות, חריגות תקציב, תלונות לקוחות, עמידה בלוחות זמנים ותאונות עבודה הם מדדי תוצאה. הם חיוניים לניהול, אבל הם גם מאוחרים: כאשר הם מופיעים בדוח, האירוע כבר התרחש.
מולם נמצאים המדדים המקדימים, כלומר נתונים שיכולים להעיד על סיכון לפני שהוא הופך לתוצאה עסקית. בארגונים רבים, חלק גדול מהמדדים האלה נמצא בשכבת ההון האנושי: כשירות מקצועית, השלמת הכשרות, הסמכות בתוקף, תהליך אונבורדינג, ניוד פנימי ועתודה לתפקידי מפתח.
מדד שאין לצידו פעולה אפשרית הוא קישוט, לא בקרה.
למשל, עלייה בתקלות איכות היא נתון חשוב, אך היא אינה בהכרח אומרת למנהל מה לעשות מחר בבוקר. לעומת זאת, אם הדשבורד מציג שקבוצת עובדים בקו ייצור מסוים לא עברה ריענון מקצועי, או ששיעור המעבר במבחני הבנה נמוך, כבר יש כיוון ברור לבדיקה ולפעולה.
הטבלה שמחברת בין תוצאה עסקית לסימן המקדים שלה
כך אפשר להסתכל על אותו דשבורד ניהולי מזווית אחרת:
מדד תוצאה, מה שהדשבורד מציג היום | מדד מקדים בתחום ההון האנושי, מה עשוי לנבא אותו |
תחלופת עובדים | אחוז השלמת אונבורדינג ב־90 הימים הראשונים, רמת מחוברות |
תקלות איכות והחזרות | כיסוי הדרכות מקצועיות, שיעור מעבר במבחני הבנה |
תאונות ואירועי בטיחות | תוקף ריענוני בטיחות, הסמכות שעומדות לפוג |
ירידה בשביעות רצון לקוחות | פערי מיומנויות מול דרישות התפקיד |
קושי באיוש תפקידי מפתח | עומק עתודה ניהולית, שיעור ניוד פנימי |
חריגה בלוחות זמנים בפרויקט | כשירות הצוות שהוקצה למשימה |
הפער בין שתי העמודות הוא בדרך כלל רבעון שלם. זהו הזמן שבו אפשר עדיין לתקן.
אין הכוונה שכל פער במיומנויות יוביל בהכרח לעיכוב בפרויקט, או שכל עובד שלא השלים אונבורדינג יעזוב. ניהול אינו נבואה. אבל כאשר נתונים כאלה מצטברים, מתגלים לפי אתר, צוות, תפקיד או מנהל, הם מאפשרים לזהות דפוס לפני שהוא מופיע בשורת התוצאה.
מהסימן המקדים אל התוצאה העסקית
נתוני ההון האנושי שמופיעים משמאל מגיעים בדרך כלל רבעון מוקדם יותר מהמדד שכבר מוצג בדשבורד.
לא כל נתון עובדים צריך להיכנס לדשבורד ההנהלה
לעיתים, הרצון לבנות דשבורד ניהולי חכם מוביל להצפה של נתונים. מספר שעות ההדרכה, כמות ימי ההיעדרות או סטטוס של כל טופס יכולים להיות חשובים לצוות משאבי האנוש, אך לא כל נתון צריך להגיע למסך של מנכ"ל, מנהל תפעול או מנהל BI
השאלה הנכונה אינה "איזה מידע יש לנו?", אלא "איזה מידע יעזור לנו לזהות סיכון ולקבל החלטה?".
בארגון רב־אתרי, לדוגמה, ייתכן שחשוב לראות כמה עובדים בכל אתר מחזיקים בהסמכת בטיחות שתפקע בשלושת החודשים הקרובים. בארגון מבוסס פרויקטים, נתון מהותי יכול להיות הפער בין הכישורים הנדרשים לפרויקט עתידי לבין הכישורים הקיימים בצוות שהוקצה לו. בארגון שנמצא בצמיחה מהירה, עומק העתודה הניהולית עשוי להיות מדד חיוני יותר מכל נתון כללי על מספר העובדים.
הערך אינו בעוד גרף, אלא בקשר בין הנתון לבין פעולה: הכשרה, תגבור, שינוי שיבוץ, קידום פנימי, גיוס או שיחה ניהולית.
אותו דשבורד – 4 זוויות ניהוליות
היתרון של בניית דשבורד ניהולי שמחבר בין נתונים עסקיים לנתוני הון אנושי הוא שכל גורם בארגון יכול לראות בו את החלק הרלוונטי להחלטותיו.
המנכ"ל רואה סיכונים לצמיחה, לרציפות העסקית ולאיכות השירות. מנהל התפעול יכול לזהות מראש אם לצוותים יש הכשירות הנדרשת למשימות הקרובות. סמנכ"לית משאבי האנוש מזהה היכן נדרש חיזוק של קליטה, הכשרות, ניוד פנימי או שימור עובדים. מנהל ה־BI והדאטה יכול לחבר בין מערכות שונות ולוודא שהמידע מוצג באופן אמין, עקבי ונגיש.
גם מנהל מערכות המידע, CIO, הוא חלק מהתמונה. עליו לוודא שהחיבורים בין המערכות מאובטחים, שההרשאות תקינות ושהמידע מגיע לאנשים הנכונים, בלי לחשוף מידע אישי שאינו נדרש לצורך קבלת ההחלטה.
הדשבורד לא נכשל כי חסרים בו נתונים. הוא נכשל כי האדם שיכול לפעול לא רואה אותו.
מי רואה מה בלוח הבקרה הארגוני
מנכ"ל
סיכונים לצמיחה, לרציפות העסקית ולאיכות השירות — לפני שהם מופיעים בשורת התוצאה.
מנהל תפעול
האם לצוותים יש את הכשירות הנדרשת למשימות הקרובות, ואיפה נדרש תגבור מראש.
סמנכ"לית משאבי אנוש
היכן נדרש חיזוק של קליטה, הכשרות, ניוד פנימי או שימור עובדים.
מנהל BI ודאטה
חיבור בין מערכות שונות והבטחה שהמידע מוצג באופן אמין, עקבי ונגיש.
מנהל מערכות מידע (CIO)
חיבורים מאובטחים, הרשאות תקינות ומידע שמגיע לאנשים הנכונים בלבד.
פיתוח דשבורד ניהולי אינו מחייב להחליף את מערכת ה – BI
ארגונים רבים כבר משתמשים ב-Power BI או בכלי BI אחר. אין צורך להחליף אותם, וגם לא נכון להציג מערכת HR כתחליף לדשבורד העסקי של הארגון.
מערכת ה-BI היא המקום שבו אפשר לחבר בין מקורות מידע ולהציג תמונה רחבה: מכירות, תפעול, כספים, שירות, פרויקטים ומשאבי אנוש. האתגר הוא שלעיתים שכבת נתוני העובדים מגיעה אליה באופן חלקי בלבד, מאוחר מדי, או לא בפורמט שמאפשר לזהות מגמות.
כאן באה לידי ביטוי חשיבותה של מערכת לניהול משאבי אנוש שמרכזת נתונים עדכניים על עובדים, תפקידים, הכשרות, הסמכות, מיומנויות, תהליכי קליטה והתפתחות. בלוסום אינה מתחרה בדשבורד הארגוני, אלא יכולה להזין אליו את שכבת המידע שחסרה, כך שהדשבורד הקיים יהפוך לכלי שמזהה גם את מה שמתחיל להיווצר.
איך בונים דשבורד ניהולי שבאמת תומך בהחלטות?
בניית דשבורד ניהולי אינה מתחילה בבחירת צבעים או בבקשה לייצר עוד דוח. היא מתחילה בשיחה בין הגורמים שאחראים על ביצועי הארגון.
כדאי לשאול: אילו תוצאות עסקיות מדאיגות אותנו כאשר אנו מגלים אותן מאוחר מדי? אילו סימנים מופיעים לפני שהן מתרחשות? מי צריך לראות את הסימנים האלה, ובאיזו תדירות? ומה תהיה הפעולה האפשרית אם המדד חורג מהטווח שנקבע?
כשלכל נתון יש בעל תפקיד שמבין את משמעותו ויכול לפעול לפיו, הדשבורד הופך מכלי דיווח לכלי ניהולי. זהו הבסיס לדשבורד ניהולי חכם: לא יותר נתונים, אלא נתונים שמגיעים בזמן הנכון לאדם הנכון.
הארגון כבר מחזיק בחלק גדול מהמידע הדרוש לו. השאלה היא אם המידע הזה מחובר להחלטות בזמן שבו עדיין אפשר להשפיע על התוצאה.
ארבע שאלות לפני שבונים דשבורד ניהולי
התהליך לא מתחיל בבחירת גרפים, אלא בשיחה בין הגורמים שאחראים על ביצועי הארגון.
אילו תוצאות מדאיגות אותנו?
אילו תוצאות עסקיות אנחנו מגלים בדרך כלל מאוחר מדי כדי להשפיע עליהן.
אילו סימנים מקדימים להן?
אילו נתונים מופיעים לפני שהתוצאה מתרחשת, ובאיזו שכבה בארגון הם נמצאים.
מי צריך לראות אותם?
איזה בעל תפקיד מבין את משמעות הנתון, ובאיזו תדירות הוא נדרש לראות אותו.
מה הפעולה בחריגה?
הכשרה, תגבור, שינוי שיבוץ, קידום פנימי, גיוס או שיחה ניהולית.
לסיכום: דשבורד ניהולי חכם מתחיל בשכבת הנתונים שחסרה בו
דשבורד ניהולי חכם אינו זה שמציג יותר גרפים, אלא זה שמחבר בין מדדי התוצאה העסקיים לבין המדדים המקדימים שמסבירים מה עומד לקרות. כשלוח הבקרה מציג רק תחלופת עובדים, תקלות איכות, חריגות בלוחות זמנים או ירידה בשביעות רצון לקוחות, הארגון מגיב לאירוע שכבר התרחש. כשאותו דשבורד מציג גם את שכבת ההון האנושי, כלומר השלמת אונבורדינג, כיסוי הכשרות, הסמכות שעומדות לפוג, פערי מיומנויות ועומק עתודה ניהולית, מתקבל בדרך כלל רבעון שלם של זמן שבו עדיין אפשר לפעול: להכשיר, לתגבר, לשנות שיבוץ או לקדם מבפנים. בניית דשבורד ניהולי כזה אינה מחייבת להחליף את מערכת ה-BI הקיימת, אלא להזין אליה נתוני עובדים עדכניים, אמינים ומפולחים לפי אתר, צוות ותפקיד, כך שכל בעל תפקיד יראה את הסימן הרלוונטי להחלטה שלו ובזמן שבו היא עדיין משנה את התוצאה.
רוצים לראות איך שכבת נתוני ההון האנושי משתלבת בדשבורד הניהולי שלכם? בלוסום מרכזת במקום אחד נתוני עובדים, תפקידים, הכשרות, הסמכות, מיומנויות ותהליכי קליטה, ומזינה אותם לכלי ה-BI הארגוני שכבר קיים אצלכם. לתיאום הדגמה אישית ולבחינת המדדים המקדימים הרלוונטיים לארגון שלכם.
שאלות ותשובות נפוצות בנושא
מה זה דשבורד ניהולי חכם?
דשבורד ניהולי חכם הוא לוח בקרה שמציג לא רק מדדי תוצאה עסקיים, אלא גם מדדים מקדימים שמעידים על סיכון לפני שהוא הופך לתוצאה. ההבדל אינו בכמות הנתונים אלא בנקודת הזמן שבה המידע מגיע לשולחן ההנהלה. לוח בקרה רגיל מסכם את החודש שעבר, ואילו דשבורד ניהולי חכם תומך בהחלטות לגבי החודש הבא.
האם דשבורד ניהולי חכם מחליף Power BI?
לא. Power BI וכלי BI אחרים הם שכבת ההצגה והחיבור בין מקורות הנתונים. דשבורד ניהולי חכם משפר את המידע שמוזרם אליהם, ובפרט מוסיף נתוני הון אנושי שיכולים להסביר ולנבא תוצאות עסקיות.
מה ההבדל בין מדד תוצאה למדד מקדים?
מדד תוצאה מתעד אירוע שכבר התרחש, ומדד מקדים מצביע על סיכון שעדיין אפשר למנוע. נתוני מכירות, חריגות תקציב, תלונות לקוחות, תאונות עבודה ועמידה בלוחות זמנים הם מדדי תוצאה. מולם נמצאים מדדים מקדימים כמו כשירות מקצועית, השלמת הכשרות, הסמכות בתוקף, תהליכי אונבורדינג ועומק עתודה ניהולית.
אילו נתוני הון אנושי מנבאים תוצאות עסקיות?
נתוני ההון האנושי שמקדימים תוצאות עסקיות הם אחוז השלמת אונבורדינג ורמת מחוברות, כיסוי הדרכות ושיעור מעבר במבחני הבנה, תוקף ריענוני בטיחות והסמכות שעומדות לפוג, פערי מיומנויות מול דרישות התפקיד, עומק עתודה ניהולית וכשירות הצוות שהוקצה לפרויקט.
האם כל נתון על עובדים צריך להופיע בדשבורד ההנהלה?
לא כל נתון עובדים מתאים למסך ההנהלה. שעות הדרכה, ימי היעדרות או סטטוס טפסים עשויים להיות חיוניים לצוות משאבי האנוש אך לא למנכ״ל, למנהל התפעול או למנהל ה-BI. השאלה הנכונה אינה איזה מידע קיים בארגון, אלא איזה מידע יסייע לזהות סיכון ולקבל החלטה. מדד שאין לצידו פעולה אפשרית הוא קישוט ולא בקרה.
מה הופך מדד למדד ניהולי שימושי?
מדד שימושי הוא מדד שמאפשר להבין מה קורה, לזהות חריגה בזמן, ולהחליט על פעולה אפשרית. אם אין דרך ברורה לפעול על בסיסו, ייתכן שהוא מתאים לדוח מידע, אך לא בהכרח לדשבורד הנהלה.
איך בונים דשבורד ניהולי שתומך בקבלת החלטות?
בניית דשבורד ניהולי מתחילה בשיחה בין הגורמים שאחראים על ביצועי הארגון, ולא בבחירת גרפים או בהפקת עוד דוח. כדאי לשאול אילו תוצאות עסקיות מתגלות מאוחר מדי, אילו סימנים מופיעים לפניהן, מי צריך לראות אותם ובאיזו תדירות, ומה תהיה הפעולה אם המדד חורג מהטווח. כשלכל נתון יש בעל תפקיד שמבין את משמעותו ויכול לפעול לפיו, הדשבורד הופך מכלי דיווח לכלי ניהולי.
